《汪宇》第58章 那些让你不知不觉被老板欣赏的邮件好习惯

    写邮件时，要确保收件人能够准确明白你的要求。比如，你发给10个人，其中的3个人被额外要求做不同的事情，怎么办呢？先写全体任务，再用@符号标示有特殊要求的同事。
    有一天上班，我刚坐到办公室就接到了一个电话，是公司另外一个部门的经理打过来的投诉电话。当时，他就站在一家酒店的门口向我发着牢骚：“我怎么到了这儿之后没有看到一个人呢？今天不是培训吗？”我急忙说道：“你别急，我马上去看一下到底是什么培训。”
    问了之后才知道，事情是这样的：几天前，我们发过一个培训通知，收件人是所有学员。抄送栏里，是所有学员的经理。这封培训通知写得很长，这位经理收到邮件之后，没有仔细地看里面的内容，只看了标题，不幸的是，标题上写的是“欢迎参加某某培训”。于是，这位经理以为自己要去参加这场培训。那为什么只有他一个人出现在会场呢？因为后来培训改期了，而改期的邮件只发送给了学员。阴差阳错之下，这位经理跑了几十公里，去听一场他不该参加的培训最后还没听着。
    这件事给了我们一个教训：当给很多人写邮件时，要确保收件人能准确明白你的要求。后来，我们是这么调整的，发给学员的邮件只发送给学员，之后再转发这封邮件给所有学员的老板，这样就避免了误会。
    还有一种情况，一封邮件要同时发给很多人，但每一位收件人被要求的“动作”不一样。比如，你发给10个人，其中的2个人或者3个人被额外地要求做不同的事情，怎么办呢？可以这样，先写全体任务，再用@符号，把有特殊要求的同事标出来，比如说@皮特、@我、@小白，接下来，再说对这几位的特殊要求。
    另一种特殊情况，比如我们公司的IT部门有一些通知要发给某几个部门的同事，但这些收件人又不是特别有规律，而且人数很多。对于发邮件的同事来说，要把这几百个人从三千人里面找出来会很浪费时间。他们用了一个办法很简单：把邮件发给全体员工，但是，在邮件第一行，声明说这个邮件是专门给某一个部门/项目的同事的，其他的同事请忽略，这个办法效率很高。不相关的人收到之后，一看这个邮件不是发给我的，就直接删掉了。
    最后再说关于发件人。在默认的状态下，发件人这项你是不能选的，因为你自己就是发件人。但是，有的时候，你可以代表某一位同事去发邮件，这个在outlook里面可以实现。在菜单栏里边，你可以把发件人这一选项选出来，选了之后，你可以把别的人的名字放到这个发件人里边。你发出去之后，对方收到邮件，他会看到由你来代表那位同事发的邮件。有的时候，往往是一位同事在休假，他请另外一位同事代他发这个邮件，可以这么做；或者部门的助理代表老板来发这个邮件，也可以这么做。
    对于这些功能，我建议大家没事的时候琢磨一下，尝试一下，往往有的时候会带来一些小的惊喜。